Tapahtumaviestinnän tavoitteena on välittää virallista tietoa tapahtumasta ja markkinoida sitä sekä luoda mielikuvia mahdollisille tapahtumavieraille.
Tapahtumaviestintäsuunnitelma
Tapahtumaviestintäsuunnitelma pitää sisällään tiedottamisen ja markkinoinnin, toimenpiteet, tavoitteet, kohderyhmät ja ydinviestit. Suunnitelmaan on hyvä sisällyttää myös organisaation sisäinen viestintä, viranomais- ja mediatiedottaminen, mediamarkkinointi ja sosiaalinen media.
Markkinoinnin ja viestinnän toimenpiteiden tulee perustua tapahtumanne asettamiin tavoitteisiin. Suunnitteluvaiheessa pohtikaa myös aiemmin toteuttamienne toimenpiteiden toimivuutta. Tavoitteiden määrittely on tärkeää myös tulevaisuuden kannalta, jotta viestinnän onnistumista voi arvioida ja kehittää. Tavoitteet kannattaa olla joitakin selkeitä, konkreettisia mitattavia asioita, esimerkiksi Facebook-tapahtumasta kiinnostuneita ja osallistuvaksi ilmoittautuneita käyttäjiä.
Suunnitelman laatimisen avuksi verkosta löytyy useita yksinkertaisia viestintäsuunnitelmapohjia tapahtumien käyttöön. Yhdeksi osaksi suunnitelmaa kannattaa laatia yksityiskohtaisempi julkaisukalenteri, johon kanavakohtaisesti suunnitellaan kaikki tehtävät julkaisut ja tiedotteet. Suunnitelmassa on huomioitava myös käytössä olevat resurssit ja määrittää viestinnän vastuuhenkilöt sisällöntuotantoon ja ylläpitoon. Viestintä ja erityisesti siihen käytettävä budjetti on suhteutettava juuri teidän tapahtumaanne sopivaksi.
Tänä päivänä suunnitelma tulee laatia niin, että tarvittaessa se on joustava. Tapahtuman järjestämiseen vaikuttavat tilanteet muuttuvat nopeasti ja kaikki toimenpiteet eivät aina tuota haluttua tulosta. Suunnitelmaa ja toimenpiteitä täytyy ja kannattaa siis sovittaa ja säätää uudelleen. Vuosittain toistuvassa tapahtumassa uuden tapahtuman viestintä alkaa käytännössä jo edeltävän tapahtuman viestinnästä. Varsin kattava kirjoitus tapahtumaviestinnästä löytyy Lapin ammattikorkeakoulun blogista.
Kanavat
Suunnitteluvaiheessa on valittava käytettävien viestintäkanavien lisäksi tapahtumatiedon ”tukikohta”, jonka on oltava sellainen, johon itse pääsette vaivattomasti ja nopeasti tekemään tarvittavat muutokset. Kaikki viestintäkanavat voivat kasvattaa liikennettä ja lisätä verkkohakuja tapahtumastanne, ja tällöin on tärkeää, että oikea tieto on helposti löydettävissä. Jos omia verkkosivuja ei organisaatiollanne tai tapahtumallanne ole, sosiaalisen median, kuten Facebookin ja Instagramin kanavatkin ovat hyvä vaihtoehto.
Käytettäviä kanavia valitessa voi pohtia sen sopivuutta teidän tapahtumallenne vastaamalla kysymyksiin:
- Palveleeko kanava tavoitteitamme?
- Keitä ovat kanavalla tavoitettavat käyttäjät?
- Miten toimintaa voisi mitata?
- Miten varmistamme tehokkaan ylläpidon?
Kohderyhmä
Kanavan valinnassa auttaa se, että kohderyhmät on mietitty. Tällöin myös tiedetään, missä kanavissa asiakkaanne tavoitatte ja, mihin viestinnän toimenpiteitä on hyvä painottaa.
Yhteistyö
Osana markkinoinnin ja viestinnän suunnittelua voi pohtia, olisiko olemassa jokin yhteistyökumppani, joka järjestää tapahtuman vaikkapa viikkoa ennen ja, joka mahdollisesti toteuttaa markkinointia samankaltaiselle kohderyhmälle. Voisitteko markkinoida toisianne ristiin ja molemmat hyötyä siitä? Pyytäkää yhteistyökumppaneita jakamaan tietoa tapahtumastanne. Pohtikaa, kenellä potentiaalisella yhteistyökumppanilla on olemassa jo sellainen seuraajakunta, jota pyritte omalla viestinnällänne saavuttamaan ja, mitä lisäarvoa teidän kanssa työskentely tuottaisi mahdolliselle kumppanille?
Helpota yhteistyökumppaneiden viestimistä tapahtumastanne! Tarjotkaa esimerkiksi omia pressikuvianne, logoa tms. niin, että kumppanit voivat omassa markkinoinnissaan nostaa teitä esille omalle seuraajakunnalleen. Muistakaa myös itse viestiä yhteistyökumppaneistanne. On hyvä muistaa, että usein myös esim. rahoittajat edellyttävät näkyvyyttään tapahtumassa.
Visuaalinen viestintä
Viestintää suunnitellessa on muistettava, että sen on oltava paitsi sanallista, mutta myös visuaalista! Kuvat ja videot kiinnittävät huomiota pelkkää tekstiä paremmin ja esimerkiksi sosiaalisen median algoritmit suosivat julkaisuita, joissa on mukana kuvaa tai videota. Toisin sanoen sosiaalisen median kanavat sallivat kuvallisen julkaisun näyttämisen useammalle henkilölle kuin kuvattoman. Lehdistötiedotetta jakaessa on myös hyvä liittää mukaan kuva, sillä se voi edesauttaa tiedotteen läpimenoa. Kuviin kannattaa siis panostaa rahallisestikin resurssien sen salliessa. Uudessa tapahtumassa, josta ei kuvamateriaalia vielä luonnollisesti ole, voi käyttää harkiten kuvapankkikuvia. Muista kuitenkin, että mielikuvan rakentuminen tapahtumamarkkinoinnissa on tärkeää, eikä kannata tuottaa vääränlaisia mielikuvia tapahtumasta. Panostakaa ensimmäisessä tapahtumassa kuvamateriaalin hankintaan, joko oman tiimin jäsenen toimesta tai ulkopuoliselta osaajalta ostamalla. Kuvaamisessa muistakaa huomioida ihmisten yksityisyyden suoja. Lehtikuva.fi on listannut hyviä vinkkejä kuvan valintaan.
Muistakaa visuaalisuus myös kaikessa muussa tuottamassanne materiaalissa! Ammattimaisesti tuotettu markkinointimateriaali vaikuttaa myös tapahtumasta syntyviin mielikuviin. Suunnittelutyön hinta kannattaa selvittää palveluntarjoajilta. Jos suunnittelutyötä ei voi ammattilaiselle teettää, julisteiden ja muiden markkinointimateriaalien suunnittelussa voi käyttää esimerkiksi maksutonta Canva.com –työkalua.
Tiedottaminen
Tapahtumasta tiedotetaan medialle ja tapahtuman sidosryhmille. Tiedottamisella tarkoitetaan virallisen tiedon välittämistä, eikä sen tarkoitus ole niinkään mainostaa tapahtumaa. Tiedottaa täytyy esimerkiksi poikkeuksellisista liikennejärjestelyistä ja mahdollisesti aiheutuvista meluhaitoista.
Lehdistötiedottaminen on myös erittäin tärkeä viestinnän osa-alue. Lehdistötiedottamisella voitte saada huomattavasti omia kanavianne laajemmin välitettyä tietoa tapahtumasta. Erityisesti uuden tapahtuman kannattaa pohtia lehdistötiedottamista ja panostaa siihen. Lehdistötiedottamiselle voi suunnitella ikään kuin elinkaaren, jossa ensimmäinen, varhainen tiedote sisältää tapahtuma-ajankohdan, paikan ja karkean ohjelman ja sitä mukaa kun tapahtuman yksityiskohdat tarkentuvat, myös tiedotteiden sisältö tarkentuu. Älä unohda myöskään tulevia tapahtumia, viimeisessä tiedotteessa voi esimerkiksi julkistaa jo seuraavan vuoden tapahtuman ajankohdan. Huolellisesti laadittu tiedote todennäköisemmin tulee julkaistuksi, kuin huono.
Tiedotteen ei tarvitse olla jokaiselle medialle samankaltainen, vaan sen sisältöä voi muokata vastaanottajan mukaan. Esimerkiksi harrastajalehdelle osoitettu tiedote voi olla hyvinkin perusteellinen ja asiantunteva, kun taas paikallisiin tai maakunnallisiin lehtiin tiedote voi olla hyvin yleisluontoinen.
Kutsu ainakin paikallisten medioiden edustajat mukaan tapahtumaan, tapahtuman jälkeen julkaistut artikkelit lisäävät myös tietoisuutta tapahtumastanne. Lisäksi tapahtumasta julkaistut artikkelit ovat jatkuvuuden kannalta tärkeitä, esimerkiksi ensi vuoden tapahtumaa odottaessa voi myös julkaista vaikka sosiaalisessa mediassa edellisen tapahtuman tunnelmia verkkoartikkelin muodossa.
MUISTA NÄMÄ ULKOISTA TIEDOTETTA TEHDESSÄ
- Lisää napakka otsikko, josta tulee aihe ilmi.
- Laita tiedotteen tärkein uutinen heti alkuun.
- Kirjoita selkeää kieltä.
- Liitä mukaan aiheeseen liittyvä kuva. Muista tekijänoikeudet!
- Mainitse olennaiset yhteystiedot ja lisää julkaisupäivä. Huolehdi, että yhteyshenkilö on tavoitettavissa.
- Vältä liiallista mainontaa.
Sisäinen viestintä
Tapahtumajärjestämisessä sisäinen tiedottaminen säteilee kaikkiin sen osa-alueisiin; ’en tiedä’-vastaus joltakin järjestävän tahon edustajalta voi vaikuttaa siihen, että kävijälle tapahtumasta muodostuva mielikuva ei ole kovinkaan myönteinen. Turvallisuuden kannalta sisäinen viestintä on todella tärkeää. Miettikää siis, miten sisäistä viestintää toteutetaan tapahtuman suunnitteluvaiheessa, ja tietenkin varsinaisen tapahtuman ollessa käynnissä.
Sisäisessä viestinnässä voidaan käyttää esimerkiksi erilaisia sähköpostilistoja, pikaviestintäalustoja, sosiaalisen median ryhmiä tai matkapuhelimia. Tapahtumanaikaisessa viestinnässä käytössä ovat usein radio- ja matkapuhelimet.
On huolehdittava siitä, että kaikkia koskeva tieto on myös kaikkien saatavilla helposti, esimerkiksi Google Drivessa. Älkää siis myöskään valitko tärkeimmäksi viestintäkanavaksi vaikkapa Facebookia, jos kaikki tiimin jäsenet eivät sitä käytä.
Markkinointiviestintä
Markkinoikaa tapahtumaanne kuin mitä tahansa tuotetta. Tavoitellun yleisön osallistuminen tapahtumaan on kriittistä tapahtuman onnistumisen kannalta. Jotta haluttu kohderyhmä tavoitetaan, on tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi osattava kohdistaa oikein. Lisäksi kaikkien markkinointitoimenpiteiden tulee rakentua arvojen, määriteltyjen tavoitteiden ja haluttujen mielikuvien ympärille. Kohderyhmät tulee määritellä tarkoin suunnitteluvaiheessa.
Markkinointikeinoja kannattaa käyttää samanaikaisesti useampia, niin taataan viestin perille meneminen. Pohtikaa osa-alueita kysymysten Kenelle? Milloin? ja Miten? avulla. Jokaisessa kanavassa viestitään sille ominaisella tavalla, ei siis julkaista mediatiedotetta muokkaamattomana Instagramiin, vaikka varsinainen ydinviesti olisikin sama. Muistakaa siis viestinnän sävy; tiedotteissa virallisempi, sosiaalisessa mediassa tuttavallisempi ja ihmisläheisempi, viestitään kuin ihminen ihmiselle.
Jos olette päätyneet omien nettisivujen hankkimiseen, muistakaa nämä tärkeät jutut:
- Jakakaa sivun linkkiä joka paikkaan; omat painetut materiaalit, sosiaalisen median kanavien julkaisut ja profiilit, sähköpostiviestien allekirjoitukset yms.
- Muistakaa yleisinfo, johon kokoatte käytännön vinkit paikalle saapumiseen, tavarasäilytykseen yms. Tässä on hyvä mainita myös esimerkiksi käteisen rahan tarpeesta!
- Tarkistakaa sivun toimivuus mobiililaitteissa tietokoneen lisäksi.
- Testatkaa omia sivuja, pyydä myös ulkopuolisia testaamaan ja katsomaan mahdollisten virheiden ja huonon toimivuuden varalta. Testatkaa myös mahdollisten lomakkeiden toiminta!
Tässä esimerkkejä keinoista, joita markkinointiviestinnässä kannattaa muistaa:
- Tapahtumakalenterit ja menovinkit (Tapahtumien Lappi, Lapin Kansan Menoinfo)
- Internet-mainokset (verkkolehdet, blogit, keskustelufoorumit)
- Tapahtuman oma lehti
- Kutsuvieraskirjeet ja -kortit
- Myyntikirjeet
- Puhelinmyynti
- Messut
- Näyttelyt
- Paikallislehtien tapahtumapalstat
- Tapahtuman omat verkkosivut
- Sosiaalinen media: tapahtuman oma Facebook-sivu, Instagram, Twitter, jne.
- Julisteet ja niiden sijoittelu
- Esitteet/flyerit
- Ulkomainokset
- Lehti-ilmoitukset
- Tv-mainokset
- Radiomainokset
- Erilaiset tempaukset (esim. esittelyosasto jossain muussa tapahtumassa, jossa saman henkistä kohderyhmää)
Tiesitkö, että Sodankylässä järjestettäviin pääsyliputtomiin yleisötapahtumiin voi saada viikon mainosaikaa veloituksetta kunnan led-valotauluhin!
Tapahtuman tulee itse tuottaa valmis mainosmateriaali tauluja varten. Mahdolliset päällekkäisyydet ratkaistaan kunnassa. Lisätietoja ja ilmoittautumisohjeet löydät täältä.
Sosiaalinen media
Sosiaalinen media on nimensä mukaisesti sosiaalista ja vuorovaikutuksellista. Sosiaalisessa mediassa tapahtumalla on mahdollisuus käydä vuorovaikutusta kohderyhmänsä kanssa; kuunnella heitä ja heidän palautettaan ja toiveitaan. Sosiaalisessa mediassa ei kannata viestiä kuin jäykkä organisaatio, vaan kuin ihminen, näin olette helpommin lähestyttäviä. Rohkaiskaa seuraajianne julkaisemaan, tykkäämään ja kommentoimaan. Kun seuraajat reagoivat julkaisuihinne, vaikuttaa se myös siihen, kuinka paljon tulevat julkaisunne saavat näkyvyyttä. On myös hyvä miettiä mitä #hashtageja käytätte.
Aktiivisuus
Rohkaiskaa seuraajien lisäksi oman tiiminne jäseniä osallistumaan somessa ja jakamaan tapahtumaanne. Jokaisella tiimin jäsenellä on myös oma verkostonsa somessa! Somessa on myös mahdollista osallistaa kohdeyleisöä mainiosti, voi vaikkapa etukäteen kysyä, ostaisiko tapahtumavieras mieluummin mustan vai punaisen tapahtumalippiksen. Seuraajien aktiivisuus ja keskusteluun osallistuminen lisäävät teidän orgaanista, eli maksutonta näkyvyyttä. Sosiaalisessa mediassa esillä olo on maksutonta, joskin pienillä rahallisella panostuksella kattavuuttanne ja ihmisten tietoutta teistä voidaan kasvattaa paljon. Mitä aktiivisempia olette sosiaalisessa mediassa, sitä suuremman hyödyn ja näkyvyyden siitä tapahtumallenne saatte.
Kanavat
Pohtikaa, missä sosiaalisen median kanavissa on oltava, missä tavoitatte tärkeimmän kohderyhmänne tehokkaimmin. Vaikka jonkin kanavan ylläpitoon ei resurssit riittäisikään juuri nyt, miettikää olisiko tarpeellista tulevaisuutta ajatellen varata kuitenkin asiaankuuluvat nimimerkit eri kanavissa. Nimimerkit kun ovat niin sanotusti vapaata riistaa, jotka joku muu voi halutessaan käyttöönsä ottaa ja seuraavana vuonna teillä voi tiimissä ollakin jo resursseja ja aktiivisuutta useammankin kanavan ylläpitämiseksi. Facebookin osalta pohtikaa, onko tapahtumalla oma sivu vai tapahtumasivu. Jos päädytte valitsemaan tapahtumasivun, kannattaa se olla yrityssivun alainen, jolloin analytiikka ja mainostaminen on käytössä.
Ajoitus
Pääpaino tapahtumaviestinnässä on usein ennen tapahtumaa, pohtikaa kuitenkin, millä tavoilla saatte näkyvyyttä pidemmällä aikavälillä. Jos kyseessä on monivuotinen tapahtuma, ehdottomasti kannattaa erityisesti sosiaalisen median kanavat pitää aktiivisena resurssien salliessa ihan ympärivuotisestikin.
Ison viestintäsuunnitelman yhtenä osana kannattaa vielä tarkemmin suunnitella sosiaalista mediaa, miten somessa voidaan kasvattaa innostusta ja aktivoida seuraajia jo ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana. Jos useampi vastuussa somejulkaisuista, kannattaa sisältösuunnitelma olla esimerkiksi Google Drivessa vastuuhenkilöiden käytettävissä. Netistä voi hakea sisältösuunnitelman tai julkaisukalenterin mallia, näitä löytyy maksuttomastikin!
Sisältö on tärkeää!
Kuvilla on sosiaalisessa mediassa suuri merkitys. Julkaisuja tehdessä kannattaa aina muistaa kuvat joihin liittää ytimekkäät tekstit. Ei kannata jakaa kuvaksi muutettua julistetta tai kutsukirjettä, vaan esimerkiksi jokin julisteissa ja muissa markkinointimateriaaleissa käytetty kuva, jossa tekstin osuus on pieni. Esimerkiksi Facebookin algoritmi tunnistaa kuvassa olevan tekstin määrän, eikä suosi ainakaan mainostaessa sellaista jossa tekstiä käytetään paljon. Tekstin osuus kuvassa voi olla pieni, esimerkiksi slogan tai tapahtuman nimi, siten ettei se peitä koko kuvaa.
Ytimekkäät mainos- ja iskulauseet tekevät muistijäljen. Lisää vinkkejä somessa käytettävien kuvien ja tekstin valintaan löytyy esimerkiksi Sales Communicationsin blogista.
Ilmaista vai edullista?
Sosiaalisessa mediassa maksullista mainontaa kannattaa tehdä, tai ainakin kokeilla! Somemainonnan selkein plussa on se, että kohdentaminen on helppoa ja alkuun pääsee hyvin pienilläkin rahallisilla panostuksilla. Myös mainonnan tuloksia on helppo seurata analytiikkatyökaluista reaaliaikaisesti. Lisätietoa maksullisen mainonnan hinnoittelusta ja muusta Sales Communicationsin ja Kuulun blogista.
Jos olette enemmän kuin yhdessä kanavassa, kannattaa aina aika ajoin muistuttaa seuraajia muistakin kanavista ja rohkaista näitä ottamaan muidenkin alustojen kanavat haltuun .
Ei pelkkää julkaisemista!
Muistakaa, ettei somessa ole kyse pelkästään julkaisujen tekemisestä, vaan jonkun täytyy olla vastuussa reagoinnista, viesteihin ja kommentteihin vastaamisesta, eli kaikesta vuorovaikutuksesta.
Jälkimarkkinointi
Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia nettisivujen kautta. Usein yhteistyökumppaneille tai esimerkiksi rahoittajille ilmoitetaan myös kävijätiedot, tai muita mahdollisia seurantatietoja.
Tapahtuman jälkeen on muistettava myös tapahtuman arviointi ja palautteen kerääminen. Tapahtumavieraiden palautteen sähköiseen keräämiseen on paljon hyviä työkaluja, kuten esimerkiksi Google Forms, jonka käyttöön tarvitaan google-tili. Cloudpointin blogista löydät varsin havainnollistavan ohjeen lomakkeen luomiseen. Huomaathan, että Google Formsia voi käyttää tapahtumanjärjestämisessä monin tavoin, kuten esimerkiksi ilmoittautumisia kerätessä.
Muistakaa huolehtia viestinnän jatkuvuudesta. Jos tapahtuma toistuu vuosittain, on hyvä viestiä pitkin vuotta, vaikka edes 1 julkaisu kuukaudessa. Kunkin tapahtuman aikana aikaansaatu seuraajajoukkio on valmiina seuraavan vuoden tapahtumaa markkinoitaessa, joten pitäkää siis niistä kiinni. Lisävinkkejä jälkimarkkinointiin Kuulun blogista.
